Document Matrix

蒙古国业务文件矩阵：同一个文件，在不同场景要求不一样

客户经常问“需要哪些材料”。更准确的问法是：这个文件用于注册、签证、银行、税务、合同、海关还是矿业？用途不同，翻译、公证和细节都不同。

1. 公司注册场景

常见文件包括股东护照或营业执照、章程、设立决议、会议纪要、股东协议、注册地址证明、投资证明、最终受益人资料、执行董事资料、授权书和公证认证文件。重点是主体名称、编号、地址、签字权限一致。

银行会看公司文件、股东董事身份、最终受益人、业务说明、资金来源、预计交易国家、合同或发票样本、授权签字人和税务状态。银行关注真实性和合规性，不只是文件是否齐。

签证和居留常用邀请函、蒙古国公司登记证、许可证、护照、投资证明、办公地址、税务或社保证明、申请表、照片、家庭关系证明及翻译件。工作类还要结合雇主和工作许可。

税务关注合同、发票、付款凭证、服务说明、验收记录、税收居民证明、受益所有人证明、董事决议、邮件和会议纪要。跨境服务费要能证明服务真实、价格合理、受益人明确。

许可证材料取决于行业，可能包括公司文件、人员资质、场地证明、设备、技术说明、产品资料、环评、安全文件、财务证明和翻译件。先判断业务动作，再列材料。

合同争议中，主体核验、授权、合同语言版本、附件、付款记录、交付证据、验收、邮件、会议纪要、翻译件和送达地址都可能成为证据。签约前就要按争议可能性保存材料。

矿业需要许可证、坐标、地质资料、资源量、环评、权利人、变更历史和现场资料；海关贸易需要合同、发票、装箱单、运输单据、原产地、许可证和产品说明。

建议建立文件台账：中文名称、英文/蒙古语名称、出具机构、出具日期、有效期、是否原件、是否公证认证、使用场景、上传位置和负责人。这样后续签证、银行、许可、税务都能复用。

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把行业、主体、人员、文件和目标时间发来，我们可以先把问题拆成注册、许可、签证、税务、翻译和本地执行事项。